Ψηφιακή Διακυβέρνηση

Ο ΔΟΑΤΑΠ διαθέτει το Πληροφοριακό Σύστημα eDoatap, μια ολοκληρωμένη ψηφιακή πλατφόρμα που υποστηρίζει τη διαχείριση και επεξεργασία των διαδικασιών αναγνώρισης τίτλων σπουδών και πιστοποιήσεων. Το eDoatap στοχεύει στη βελτίωση της αποδοτικότητας, της διαφάνειας και της ασφάλειας των δεδομένων, παρέχοντας εργαλεία τόσο για τους πολίτες όσο και για τους εργαζόμενους του Οργανισμού.

Η πλατφόρμα eDoatap υλοποιήθηκε to 2019 από το Τμήμα Β’ Διαλειτουργικότητας, Ψηφιακής Σύγκλισης και Διοικητικής Υποστήριξης της Δ/νσης Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης και Απλούστευσης Διαδικασιών του ΥΠΑΙΘΑ. Έκτοτε σε συνεργασία με τον ΔΟΑΤΑΠ, η πλατφόρμα βελτιώνεται, επεκτείνεται και εκσυγχρονίζεται συνεχώς, ανάλογα με τις ανάγκες και τα νέα δεδομένα

Ο ΔΟΑΤΑΠ αξιοποιεί την ηλεκτρονική εφαρμογή eDoatap για την πλήρως ψηφιακή διαχείριση των αιτήσεων αναγνώρισης τίτλων σπουδών. Μέσω της πλατφόρμας, όλη η διαδικασία — από την υποβολή της αίτησης έως την τελική πράξη και την αποστολή της στον πολίτη — πραγματοποιείται αποκλειστικά ηλεκτρονικά, σε πραγματικό χρόνο, με ασφάλεια, διαφάνεια και πλήρη ιχνηλασιμότητα. Συγκεκριμένα, μέσω του eDoatap οι πολίτες μπορούν:

• να υποβάλλουν ηλεκτρονικά αιτήσεις για αναγνώριση τίτλων σπουδών,
• να παρακολουθούν την πορεία της αίτησής τους σε πραγματικό χρόνο,
• να λαμβάνουν ειδοποιήσεις και ενημερώσεις για την πρόοδο της διαδικασίας,
• να λαμβάνουν ηλεκτρονικά τις πράξεις αναγνώρισης άμεσα και με ασφάλεια,
• και να διαχειρίζονται όλες τις αξιολογήσεις και την επικοινωνία με τους Αξιολογητές μέσα από την πλατφόρμα, εξασφαλίζοντας πλήρη ιχνηλασιμότητα και διαφάνεια.

Το σύστημα υποστηρίζει, επίσης, ενιαία και ασφαλή διαχείριση εγγράφων, με έμφαση στην εμπιστευτικότητα και την ακεραιότητα των πληροφοριών, σε πλήρη συμμόρφωση με τις απαιτήσεις του ISO/IEC 27001 και τον Γενικό Κανονισμό Προστασίας Δεδομένων (ΓΚΠΔ).

Ο ΔΟΑΤΑΠ το 2020-2022 υλοποίησε ένα ολοκληρωμένο έργο ψηφιοποίησης του φυσικού του αρχείου και ανάπτυξης Σύστηματος Διαχείρισης Εγγράφων (DMS), με στόχο τον εκσυγχρονισμό των διαδικασιών, τη βελτίωση της εξυπηρέτησης των πολιτών και την ενίσχυση της διαφάνειας και της αποτελεσματικότητας με κονδύλια του ΕΣΠΑ.

Το σύστημα βασίζεται σε σύγχρονες τεχνολογίες ανοικτού λογισμικού, με πυρήνα το Alfresco, βάση δεδομένων PostgreSQL και υποδομή Apache/Tomcat, και παρέχει ένα ενιαίο, ασφαλές και επεκτάσιμο περιβάλλον για τη διαχείριση του συνόλου των φακέλων αναγνώρισης. Υποστηρίζει τη δημιουργία, αποθήκευση, αναζήτηση και αξιοποίηση εγγράφων με δομημένα μεταδεδομένα, διευκολύνοντας την άμεση πρόσβαση στο αρχείο και τη γρήγορη ταυτοποίηση κάθε ψηφιακού φακέλου.

Μέσω του DMS αυτοματοποιούνται ροές εργασίας, υποστηρίζονται ηλεκτρονικές υπογραφές, χρονοσήμανση και πρότυπα εγγράφων, μειώνοντας σημαντικά τον χρόνο διεκπεραίωσης και περιορίζοντας τη χρήση φυσικού αρχείου. Παράλληλα, η πλήρης ιχνηλασιμότητα και ο έλεγχος πρόσβασης διασφαλίζουν την προστασία των δεδομένων και την ορθή διαχείρισή τους.

Η διασύνδεση του DMS με την εφαρμογή eDoatap δημιουργεί τον κεντρικό ψηφιακό κόμβο του ΔΟΑΤΑΠ, επιτρέποντας την ανταλλαγή δεδομένων και εγγράφων σε πραγματικό χρόνο με υπηρεσίες του Δημοσίου. Με τον τρόπο αυτό υποστηρίζεται ο ψηφιακός έλεγχος γνησιότητας πράξεων αναγνώρισης, η ασφαλής παροχή δεδομένων σε φορείς και η άμεση ψηφιακή έκδοση γνήσιων αντιγράφων, ενισχύοντας την αξιοπιστία και τη λειτουργική αποδοτικότητα του Οργανισμού.

Η φιλοξενία του συστήματος στο Κυβερνητικό Υπολογιστικό Νέφος (G-Cloud), σε συνεργασία με τη ΓΓΠΣ, διασφαλίζει υψηλή διαθεσιμότητα, επεκτασιμότητα και προστασία δεδομένων.

Ο ΔΟΑΤΑΠ ολοκλήρωσε το 2023 την ψηφιοποίηση του συνόλου σχεδόν του φυσικού του αρχείου, που περιλαμβάνει περίπου 250.000 πράξεις αναγνώρισης τίτλων σπουδών, από το 1980 μέχρι σήμερα. Η διαχείριση του ψηφιοποιημένου αρχείου που γίνεται μέσω Συστήματος Διαχείρισης Εγγράφων (DMS), εξασφαλίζει ασφαλή αποθήκευση, αρχειοθέτηση και εύκολη αναζήτηση των εγγράφων.

Παράλληλα, ο ΔΟΑΤΑΠ επενδύει συστηματικά στην οργάνωση της ψηφιοποιημένης πληροφορίας βάσει του μοντέλου G2G (Government to Government), διασφαλίζοντας την ταχύτατη ανταλλαγή δεδομένων μεταξύ δημόσιων φορέων

Συγκεκριμένα, από το 2024 μέσω της διαλειτουργικότητας με την πύλη GOV.GR, οι πολίτες μπορούν πλέον να λαμβάνουν  πιστοποιητικό της πράξης αναγνώρισης άμεσα, αξιόπιστα και αυθεντικά μέσω της πλατφόρμας pryxia.gov.gr. Η υπηρεσία παρέχει:

• Άμεση πρόσβαση στις πράξεις αναγνώρισης που τους αφορούν, χωρίς φυσική παρουσία στον ΔΟΑΤΑΠ
• Αξιοπιστία και αυθεντικότητα των πιστοποιητικών, καθώς κάθε  ένα φέρει ψηφιακή πιστοποίηση γνησιότητας
• Εύκολη και ασφαλή διαχείριση προσωπικών εγγράφων σε ψηφιακή μορφή

Πλέον ο κάτοχος πράξης αναγνώρισης μπορεί να εκδίδει πιστοποιητικό με όλα τα στοιχεία της πράξης αναγνώρισης, με μοναδικό κωδικό επαλήθευσης και προηγμένη ηλεκτρονική σφραγίδα του gov.gr (QR), που εξασφαλίζει τη γνησιότητα του εγγράφου. Με τον τρόπο αυτό οι ενδιαφερόμενοι μπορούν να το αποστέλλουν ηλεκτρονικά, σε κάθε ενδιαφερόμενο φορέα. Η διαλειτουργικότητα αυτή οδήγησε στη μείωση χιλιάδων εργατοωρών τόσο στον ΔΟΑΤΑΠ όσο και στις υπηρεσίες του Δημοσίου, αλλά και για τους ίδιους τους ενδιαφερόμενους. Ενδεικτικά, μόνον το 2023, είχαν εκδοθεί από τον ΔΟΑΤΑΠ 5.027 βεβαιώσεις γνησιότητας, που αφορούσαν σε 9.450 πράξεις αναγνώρισης, κατόπιν αιτήματος φορέων, κυρίως του Δημοσίου και του Α.Σ.Ε.Π.. Σήμερα ο ΔΟΑΤΑΠ δεν εκδίδει καμία.

Το Σύστημα Ηλεκτρονικής Διαχείρισης Εγγράφων (Σ.Η.Δ.Ε.) υποστηρίζει την πλήρως ψηφιακή διεκπεραίωση των εγγράφων από το σύνολο του προσωπικού του Οργανισμού, καλύπτοντας πλήρως τις απαιτήσεις της κείμενης νομοθεσίας και διασφαλίζοντας την ασφάλεια, την ακεραιότητα και τη διαφάνεια των διαδικασιών.

Παρέχει ένα σύγχρονο, ενοποιημένο και ολοκληρωμένο περιβάλλον για τη διαχείριση της εισερχόμενης και εξερχόμενης αλληλογραφίας, την ηλεκτρονική πρωτοκόλληση, τη διακίνηση και την αρχειοθέτηση εγγράφων και υποθέσεων, με πλήρη ιχνηλασιμότητα σε όλα τα στάδια επεξεργασίας. Υποστηρίζει τη χρήση προηγμένων και εγκεκριμένων ηλεκτρονικών υπογραφών, τόσο μέσω απομακρυσμένων διατάξεων όσο και μέσω ασφαλών μέσων αποθήκευσης, εξασφαλίζοντας τη νομική ισχύ των παραγόμενων εγγράφων.

Βασικοί Πυλώνες Λειτουργίας:

• Ολοκληρωμένη Διαχείριση Αλληλογραφίας: Παροχή ενός σύγχρονου και φιλικού προς τον χρήστη περιβάλλοντος για την ορθή διαχείριση εισερχόμενης και εξερχόμενης αλληλογραφίας. Περιλαμβάνει προηγμένα εργαλεία για την ταχεία διεκπεραίωση, καθώς και την ασφαλή αρχειοθέτηση και αποθήκευση των εγγράφων.
• Ψηφιακή Πρωτοκόλληση & Διακίνηση: Μια ολιστική και αξιόπιστη προσέγγιση στην ηλεκτρονική πρωτοκόλληση και τη διαχείριση υποθέσεων. Το σύστημα υποστηρίζει πλήρως τη χρήση εγκεκριμένων ηλεκτρονικών υπογραφών (απομακρυσμένων ή σε διατάξεις ασφαλούς αποθήκευσης), διασφαλίζοντας το αδιάβλητο των διαδικασιών.
• Διαλειτουργικότητα: Αυτοματοποιημένη σύνδεση με την πλατφόρμα e-DOATAP και δυνατότητα αμφίδρομης, ασφαλούς ανταλλαγής δεδομένων με μελλοντικά πληροφοριακά συστήματα άλλων φορέων και οργανισμών.
• Προηγμένη Διαχείριση Συστήματος: Ενσωματωμένο περιβάλλον ελέγχου που επιτρέπει στους διαχειριστές την πλήρη παραμετροποίηση του συστήματος, τη διαχείριση ρόλων και δικαιωμάτων πρόσβασης, καθώς και τον σχεδιασμό εξειδικευμένων αναφορών (reporting).

Ο Διεπιστημονικός Οργανισμός Αναγνώρισης Τίτλων Ακαδημαϊκών και Πληροφόρησης (ΔΟΑΤΑΠ) ολοκλήρωσε επιτυχώς τον σχεδιασμό, την εγκατάσταση και την εφαρμογή Συστήματος Διαχείρισης Ασφάλειας Πληροφοριών (Information Security Management System – ISMS) και πιστοποιήθηκε σύμφωνα με το διεθνές πρότυπο ISO/IEC 27001.

Το Σύστημα Διαχείρισης Ασφάλειας Πληροφοριών του ΔΟΑΤΑΠ βασίζεται σε προσέγγιση διαχείρισης κινδύνων και καλύπτει το σύνολο των οργανωτικών, διοικητικών και τεχνικών μέτρων που απαιτούνται για τη διασφάλιση της εμπιστευτικότητας, της ακεραιότητας και της διαθεσιμότητας των πληροφοριών και των πληροφοριακών συστημάτων του Οργανισμού.

Η εφαρμογή του ISO 27001:

• ενισχύει την ασφάλεια των πληροφοριακών συστημάτων και των διαδικασιών του Οργανισμού,
• διασφαλίζει τη συστηματική διαχείριση και αντιμετώπιση κινδύνων ασφάλειας πληροφοριών,
• υποστηρίζει τη συμμόρφωση με το ισχύον κανονιστικό και νομοθετικό πλαίσιο, συμπεριλαμβανομένου του ΓΚΠΔ, καθώς και μηχανισμούς συνεχούς παρακολούθησης, εσωτερικών ελέγχων και βελτίωσης,
• και προάγει τη συνεχή βελτίωση και την οργανωσιακή αξιοπιστία.

Ο ΔΟΑΤΑΠ, στο πλαίσιο του ψηφιακού του μετασχηματισμού, θέτει στη διάθεση των πολιτών και των φορέων το νέο Πληροφοριακό Σύστημα mitroa.doatap.gr. Η πλατφόρμα αυτή αποτελεί το κεντρικό σημείο αναφοράς για την έγκυρη και άμεση πληροφόρηση σχετικά με την ακαδημαϊκή αναγνώριση τίτλων σπουδών από την αλλοδαπή.

Μέσω του νέου πληροφοριακού συστήματος, παρέχεται ελεύθερη πρόσβαση στα δύο θεσμοθετημένα μητρώα που τηρεί ο Οργανισμός:

1. Εθνικό Μητρώο Αναγνωρισμένων Ιδρυμάτων Ανώτατης Εκπαίδευσης της Αλλοδαπής.
2. Εθνικό Μητρώο Εγκεκριμένων Τύπων Τίτλων Σπουδών Αναγνωρισμένων Ιδρυμάτων.

Το σύστημα σχεδιάστηκε για να εξυπηρετεί με ταχύτητα και αξιοπιστία:

• Πολίτες που επιθυμούν να ελέγξουν την εγκυρότητα ιδρυμάτων και τίτλων.
• Ελληνικά Πανεπιστήμια για τη διευκόλυνση των διαδικασιών εισαγωγής και κατάταξης.
• Φορείς του Δημοσίου και Ιδιωτικού Τομέα για την επαλήθευση ακαδημαϊκών προσόντων.

Η ανάπτυξη του πληροφοριακού συστήματος πραγματοποιήθηκε εξ ολοκλήρου με ίδιους πόρους και in-house τεχνογνωσία από την ομάδα ψηφιακών εφαρμογών του ΔΟΑΤΑΠ. Τα βασικά χαρακτηριστικά είναι:

α) Η σύγχρονη αρχιτεκτονική με χρήση τεχνολογιών αιχμής για υψηλή απόκριση και ασφάλεια,

β) το φιλικό περιβάλλον (User-Friendly) με εύκολη πλοήγηση και αναζήτηση πληροφοριών που παλαιότερα ήταν διάσπαρτες ή δυσπρόσιτες, και

γ) η διαφάνεια και η ακρίβεια με άμεση πρόσβαση σε επικαιροποιημένα δεδομένα, ενισχύοντας την εμπιστοσύνη του πολίτη προς τη δημόσια διοίκηση.

Εντός του 2023 ολοκληρώθηκε η αναμόρφωση και η πλήρης επικαιροποίηση της Τράπεζας Θεμάτων που χρησιμοποιείται στις εξετάσεις Ιατρικής και Οδοντιατρικής για την αναγνώριση τίτλων σπουδών από χώρες εκτός Ευρωπαϊκής Ένωσης, οι οποίες διενεργούνται από τον ΔΟΑΤΑΠ σύμφωνα με το ισχύον θεσμικό πλαίσιο.

Η παλαιά Τράπεζα Θεμάτων, η οποία είχε καταρτιστεί πριν από μεγάλο χρονικό διάστημα, αντικαταστάθηκε από νέο, σύγχρονο και επιστημονικά τεκμηριωμένο σώμα ερωτήσεων στις Βασικές, Προκλινικές και Κλινικές επιστήμες, εναρμονισμένο με τις διεθνείς πρακτικές αξιολόγησης στις επιστήμες υγείας.

Το έργο υλοποιήθηκε από ειδικές επιτροπές Καθηγητών Ιατρικής και Οδοντιατρικής Πανεπιστημίων, οι οποίες συγκροτήθηκαν με απόφαση της Υπουργού Παιδείας και Θρησκευμάτων. Στο πλαίσιο αυτό, διακεκριμένοι πανεπιστημιακοί από διαφορετικές επιστημονικές ειδικότητες συνέβαλαν στον σχεδιασμό, τον εμπλουτισμό και την ποιοτική αναβάθμιση της Τράπεζας Θεμάτων.

Η νέα Τράπεζα Θεμάτων δημοσιοποιήθηκε εγκαίρως στον ιστότοπο του ΔΟΑΤΑΠ, προκειμένου να διασφαλιστεί η έγκαιρη ενημέρωση και η ισότιμη προετοιμασία των υποψηφίων. Παράλληλα, με την έκδοση σχετικής Κοινής Υπουργικής Απόφασης εκσυγχρονίστηκε το πλαίσιο διεξαγωγής των εξετάσεων.

Πλέον, οι εξετάσεις του ΔΟΑΤΑΠ πραγματοποιούνται μέσω μιας πλήρως ψηφιοποιημένης και σύγχρονης διαδικασίας, η οποία εγγυάται το αδιάβλητο, τη διαφάνεια και την αξιοπιστία της αξιολόγησης.

Το νέο σύστημα βασίζεται στην επικαιροποιημένη Τράπεζα Θεμάτων, που περιλαμβάνει περισσότερες από 15.000 ερωτήσεις, από τις οποίες η επιλογή γίνεται με τρόπο τυχαίο και αυτοματοποιημένο για κάθε εξεταζόμενο. Η χρήση προηγμένων ψηφιακών εργαλείων επιτρέπει την άμεση έκδοση των αποτελεσμάτων αμέσως μετά την υποβολή των απαντήσεων, εκσυγχρονίζοντας ριζικά την εμπειρία των πολιτών και διασφαλίζοντας την ταχύτητα και την εγκυρότητα των διαδικασιών του Οργανισμού.

Ο ΔΟΑΤΑΠ προχώρησε σε εκτεταμένη αναβάθμιση των διαδικτυακών υποδομών και των συστημάτων ασφαλείας του, με στόχο τη βελτίωση της απόδοσης, της αξιοπιστίας και της προστασίας των δεδομένων του Οργανισμού. Στο πλαίσιο αυτό, πραγματοποιήθηκαν σημαντικές επεμβάσεις σε όλους τους τομείς των υποδομών πληροφορικής και επικοινωνιών.

Συγκεκριμένα, έγινε προμήθεια και εγκατάσταση  νέων δικτυακών μεταγωγέων (managed switches), που αναβάθμισαν το εσωτερικό δίκτυο, επιτρέποντας ταχύτερη και πιο αξιόπιστη επικοινωνία μεταξύ των τμημάτων του Οργανισμού. Παράλληλα, εγκαταστάθηκε Firewall με ισχυρό Διαχειριστικό Κέντρο (FMC), παρέχοντας ενισχυμένη προστασία απέναντι σε απειλές, πλήρη εποπτεία της κυκλοφορίας και άμεση διαχείριση θεμάτων ασφάλειας. Επιπλέον, ανανεώθηκε πλήρως η δομημένη καλωδίωση του κτιρίου, διασφαλίζοντας βέλτιστη ποιότητα και σταθερότητα των συνδέσεων.

Ιδιαίτερη σημασία είχε η διασύνδεση του Παραρτήματος Θεσσαλονίκης του ΔΟΑΤΑΠ με το δίκτυο GRNET, που επιτρέπει πλέον στο Παράρτημα να χρησιμοποιεί το ίδιο δίκτυο υψηλών ταχυτήτων με τα κεντρικά γραφεία στην Αθήνα. Σε συνέχεια αυτής της διασύνδεσης, εγκαταστάθηκε μόνιμη σύνδεση VPN (Virtual Private Network) μεταξύ των γραφείων Θεσσαλονίκης και Αθήνας, εξασφαλίζοντας ασφαλή, κρυπτογραφημένη και συνεχόμενη επικοινωνία.

Η δέσμευση του ΔΟΑΤΑΠ για έναν σύγχρονο και φιλικό προς τον πολίτη Οργανισμό μετουσιώνεται στην πράξη μέσα από τη ριζική αναβάθμιση του τηλεφωνικού του κέντρου. Με τη χρήση προηγμένων ψηφιακών τεχνολογιών, πετύχαμε τη δραστική μείωση της αναμονής των πολιτών, διασφαλίζοντας άμεση ανταπόκριση και ποιοτική πληροφόρηση.

Άμεση Επικοινωνία στο 210 7000 800

Στο πλαίσιο αυτής της στρατηγικής τον Σεπτέμβριο του 2023, ο ΔΟΑΤΑΠ έθεσε σε λειτουργία το νέο, εκσυγχρονισμένο τηλεφωνικό κέντρο, με στόχο την αναβάθμιση των υπηρεσιών εξυπηρέτησης των πολιτών μέσω της νέας τηλεφωνικής γραμμής.  

Το τηλεφωνικό κέντρο λειτουργεί καθημερινά από τις 11:00 έως τις 14:00 και εξυπηρετεί με ταχύτητα και αξιοπιστία περισσότερους από 3.000 πολίτες σε μηνιαία βάση.

Η επιλογή του ΔΟΑΤΑΠ να αναβαθμίσει το τηλεφωνικό του κέντρο με σύγχρονη τεχνολογία μεταφράζεται σε απτά αποτελέσματα για τον πολίτη:

• 8 δευτερόλεπτα: Ο ελάχιστος μέσος χρόνος αναμονής.
• 95% άμεση εξυπηρέτηση: Σχεδόν το σύνολο των κλήσεων απαντάται αμέσως.
• 100% κάλυψη αιτημάτων: Το υπόλοιπο 5% διεκπεραιώνεται μέσω follow-up επικοινωνίας ή email, διασφαλίζοντας ότι κανένα ερώτημα δεν μένει αναπάντητο.

Με γνώμονα την ανοιχτή επικοινωνία και τη λογοδοσία, ο ΔΟΑΤΑΠ αξιολογεί διαρκώς την εμπειρία και ικανοποίηση των πολιτών. Στο πλαίσιο αυτό, πραγματοποιήθηκαν δύο έρευνες ικανοποίησης του κοινού από την εταιρεία δημοσκοπήσεων την Opinion Poll Ε.Π.Ε (ΑΜ Ε.Σ.Ρ. 49). Η έρευνα κατέγραψε ποσοστά θετικής ικανοποίησης των πολιτών για τα έτη 2024 και 2025 (κατά μέσο όρο) στους παρακάτω τομείς:

• Συνολική Ικανοποίηση 82.7%
• Σαφήνεια Απαντήσεων 80.6%
• Ταχύτητα Επίλυσης Προβλημάτων 72.9%
• Χρόνος Αναμονής76,1%
• Ευγένεια Προσωπικού89,2%

Η εξέλιξη αυτή συνδέεται άμεσα με τη συστηματική προσπάθεια όλου του προσωπικού και ιδιαίτερα της Διεύθυνσης Ενημέρωσης για την αναβάθμιση των παρεχόμενων υπηρεσιών ενημέρωσης και πληροφόρησης.

Το Σύστημα Οικονομικής Διαχείρισης αποτελεί ολοκληρωμένη πλατφόρμα διοικητικής υποστήριξης που καλύπτει όλες τις ανάγκες οικονομικής και λογιστικής διαχείρισης του ΔΟΑΤΑΠ, σύμφωνα με το ισχύον νομικό πλαίσιο της Γενικής Κυβέρνησης. Το σύνολο των υποσυστημάτων λειτουργεί σε τεχνολογίες .NET με βάση δεδομένων Microsoft SQL Server και παρέχει δυνατότητες παραμετροποίησης, ώστε να ενσωματώνονται ιδιαιτερότητες και ειδικές απαιτήσεις κάθε διαδικασίας.

Όλα τα υποσυστήματα διαλειτουργούν πλήρως, συνεργάζονται και ανταλλάσσουν δεδομένα, εξασφαλίζοντας ότι κάθε καταχώρηση γίνεται μόνο μία φορά σε ένα κεντρικό σημείο, μειώνοντας τα λάθη και αυξάνοντας την αποτελεσματικότητα.

Οι κύριες δυνατότητες του Συστήματος περιλαμβάνουν:

• Διαχείριση Λογιστικής και Οικονομικών: προϋπολογισμός, δαπάνες, έσοδα και ταμείο, τήρηση λογιστικών βιβλίων και καταστάσεων
• Διαχείριση Αποθηκών και Παγίων: παρακολούθηση αποθεμάτων και περιουσιακών στοιχείων
• Διαχείριση Προμηθειών και Συμβάσεων: ολοκληρωμένη παρακολούθηση διαδικασιών προμηθειών και συμβάσεων

Το Σύστημα Οικονομικής Διαχείρισης υποστηρίζει την ορθή, διαφανή και ασφαλή λειτουργία όλων των οικονομικών διαδικασιών του Οργανισμού, ενισχύοντας τη συνολική διοικητική αποδοτικότητα.

Η πλατφόρμα Διαχείρισης Προσωπικού αποτελεί μια σύγχρονη web-based εφαρμογή, πλήρως διασυνδεδεμένη με τα συστήματα Μισθοδοσίας και Ωρομέτρησης. Διασφαλίζει την ψηφιοποίηση του συνόλου των εσωτερικών διαδικασιών, καλύπτοντας:

• Μητρώο & Υπηρεσιακή Κατάσταση: Πλήρης διαχείριση φακέλου υπαλλήλου, από την πρόσληψη (τακτικού ή εποχιακού προσωπικού) έως τη λύση της σχέσης εργασίας, συμπεριλαμβανομένου του ιστορικού προϋπηρεσίας, των μετατάξεων και των μονιμοποιήσεων.
• Εξέλιξη & Μισθοδοσία: Αυτοματοποιημένη εφαρμογή του νέου βαθμολογίου και μισθολογίου, διαχείριση προαγωγών, μοριοδότησης προϊσταμένων και μισθολογικών εντάξεων.
• Λειτουργική Οργάνωση: Ψηφιακό οργανόγραμμα, ηλεκτρονική διαχείριση αδειών, τήρηση παρουσιολογίου με σύστημα ωρομέτρησης και αυτοματοποιημένες ειδοποιήσεις εκκρεμοτήτων.

Η εφαρμογή είναι προσβάσιμη μέσω browser χωρίς τοπικές εγκαταστάσεις, υποστηρίζει απομακρυσμένη πρόσβαση και διευκολύνει την καθημερινή διαχείριση του προσωπικού. Στο πλαίσιο του ελληνικού Δημοσίου, η ηλεκτρονική πύλη (https://hris.doatap.gr/) οργανώνει και ψηφιοποιεί όλες τις διαδικασίες διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού, ενισχύει τη στρατηγική αξιοποίηση του προσωπικού και υποστηρίζει την εφαρμογή ενιαίων πολιτικών διαχείρισης.

Οι φορείς που διαθέτουν δική τους εφαρμογή διαχείρισης προσωπικού μπορούν να διαλειτουργούν με το ΣΔΑΔ για αποφυγή διπλοκαταχωρήσεων, ενώ όσοι δεν διαθέτουν μπορούν να το χρησιμοποιούν ως βασικό σύστημα διαχείρισης, αξιοποιώντας πλήρως όλες τις δυνατότητες που παρέχει.

Οι βάσεις της ψηφιακής αναγέννησης του ΔΟΑΤΑΠ έχουν τεθεί. Ο Οργανισμός, αξιοποιώντας την πολύτιμη συσσωρευμένη τεχνογνωσία του, έχει διαμορφώσει πλέον μια κουλτούρα καινοτομίας, η οποία του επιτρέπει να προβλέπει τις μελλοντικές εξελίξεις και να προτείνει πρωτοπόρες θεσμικές και ψηφιακές παρεμβάσεις.

Ενδεικτικά, παρατίθενται ορισμένοιστρατηγικοί στόχοι που έχουν τεθεί και μπορούν να επιτευχθούν στο άμεσο μέλλον, μετατρέποντας τον Οργανισμό σε έναν υπερσύγχρονο δημόσιο φορέα-πρότυπο. Ανάμεσα στις μελλοντικές ψηφιακές πρωτοβουλίες που ξεχωρίζουν, περιλαμβάνονται οι εξής:

• Τεχνητή Νοημοσύνη για Αξιολόγηση

Η ενσωμάτωση προηγμένων συστημάτων Τεχνητής Νοημοσύνης (ΤΝ) στην αξιολόγηση των ακαδημαϊκών στοιχείων των υποψηφίων για την αναγνώριση των τίτλων σπουδών τους—μια διαδικασία που, όπως αναφέρθηκε, διενεργείται σήμερα από καθηγητές Ελληνικών Πανεπιστημίων εγγεγραμμένους στο μητρώο Αξιολογητών του ΔΟΑΤΑΠ—περιλαμβάνεται στα μελλοντικά σχέδια του Οργανισμού. Τα συστήματα αυτά θα μπορούν να υποστηρίζουν το έργο των αξιολογητών, διευκολύνοντας, , τη διαδικασία χρέωσης αντισταθμιστικών μέτρων.

• Chatbot Ενημέρωσης

Έχει διατυπωθεί η άποψη—και δύσκολα μπορεί να αμφισβητηθεί—ότι η άμεση και αξιόπιστη ενημέρωση των πολιτών αποτελεί δείκτη του επιπέδου ενός σύγχρονου και αποτελεσματικού δημόσιου οργανισμού. Στο πλαίσιο της αξιοποίησης συστημάτων Τεχνητής Νοημοσύνης για την ενίσχυση των υπηρεσιών του ΔΟΑΤΑΠ, προγραμματίζεται η ανάπτυξη ενός αυτοματοποιημένου «ευφυούς» συστήματος ενημέρωσης των πολιτών (Chatbot). Το καινοτόμο αυτό εργαλείο θα παρέχει έγκυρη πληροφόρηση, διευκολύνοντας τόσο την ενημέρωση των ενδιαφερομένων πολιτών όσο και την ορθή και ολοκληρωμένη προετοιμασία του φακέλου αξιολόγησής τους.

• Διαχείριση Αντισταθμιστικών Μέτρων

Η διαλειτουργικότητα όλων των πανεπιστημίων της χώρας, μέσω των οικείων Φοιτητολογίων, με το πληροφοριακό σύστημα eDoatap αναμένεται να φέρει μια ουσιαστική τομή στη διαχείριση των πολιτών που υποχρεούνται να εκπληρώσουν την υποχρέωση των αντισταθμιστικών μέτρων (αφορούν μαθήματα που οι ενδιαφερόμενοι πρέπει να εξεταστούν επιτυχώς σε ακαδημαϊκά τμήματα ελληνικών πανεπιστημίων, προκειμένου να εξασφαλίσουν την Ακαδημαϊκή Ισοδυναμία του τίτλου σπουδών τους). Σήμερα, η διαδικασία αυτή εκτελείται χειροκίνητα, μέσω της αποστολής βεβαιώσεων και πιστοποιητικών επιτυχούς εξέτασης, επιβαρύνοντας το ανθρώπινο δυναμικό, απορροφώντας πολύτιμους πόρους, καθυστερώντας την έκδοση των Πράξεων Αναγνώρισης. Η αυτοματοποίηση αυτής της ροής δεδομένων θα επιταχύνει σημαντικά τις διαδικασίες, διασφαλίζοντας μεγαλύτερη διαφάνεια, ακρίβεια και αποδοτικότητα.

• Διαλειτουργικότητα ENIC-NARIC

Μια φιλόδοξη τεχνολογική εξέλιξη, θα ήταν αυτή της πλήρους διασύνδεσης και διαλειτουργικότητας του δικτύου ENIC-NARIC – αποτελείται από δύο αλληλένδετα δίκτυα: το ευρωπαϊκό δίκτυο κέντρων πληροφόρησης (ENIC), που έχει συσταθεί από το Συμβούλιο της Ευρώπης και την UNESCO, καθώς και τα εθνικά κέντρα πληροφοριών για την ακαδημαϊκή αναγνώριση (NARIC), που συστάθηκαν από την Ευρωπαϊκή Επιτροπή (ο ΔΟΑΤΑΠ αποτελεί το Ελληνικό ENIC-NARIC). Στόχος είναι η απαλλαγή των πολιτών από τη χρονοβόρα και γραφειοκρατική διαδικασία συλλογής και κατάθεσης δημόσιων εγγράφων και επικυρωμένων βεβαιώσεων.