Ψηφιοποίηση φυσικού αρχείου – Διαλειτουργικότητα

Το 2020 εντάχθηκε στο πρόγραμμα του Υπουργείου Παιδείας έργο ΕΣΠΑ: «Απλούστευση διαδικασιών/Ψηφιοποίηση φυσικού αρχείου Δ.Ο.Α.Τ.Α.Π. / Ένταξη στη διαλειτουργικότητα» προϋπολογισμού αρχικού έργου 500.000 ευρώ και προϋπολογισμού δικαιώματος προαίρεσης 300.000 ευρώ για την ψηφιοποίηση του φυσικού αρχείου του Δ.Ο.Α.Τ.Α.Π. (100.000 φάκελοι), καθώς και, στην οργάνωση της ψηφιοποιημένης πληροφορίας, ώστε να είναι αξιοποιήσιμη σε μοντέλο διαλειτουργικότητας G2G (Government to Government), όπως: η ηλεκτρονική εφαρμογή eDiplomas για τον ψηφιακό έλεγχο γνησιότητας των τίτλων αναγνώρισης του Δ.Ο.Α.Τ.Α.Π., η ψηφιακή παροχή δεδομένων αναγνώρισης τίτλων στο Α.Σ.Ε.Π., η ψηφιακή έκδοση γνήσιου αντίγραφου πράξεων αναγνώρισης κλπ. 

Ιστοσελίδα

Το 2021 αντικαταστάθηκε η ιστοσελίδα του Οργανισμού με την παρούσα ηλεκτρονική πύλη. Η ανάπτυξη της νέας ιστοσελίδας έγινε από την εταιρεία «ΕΕΛΛΑΚ-ΟΡΓΑΝΙΣΜΟΣ ΑΝΟΙΧΤΩΝ ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΩΝ». Για την ανακατασκευή της χρησιμοποιήθηκαν οι πιο σύγχρονες τεχνολογίες  ανοιχτής αρχιτεκτονικής με στόχο να παραδοθεί στους πολίτες μια σύγχρονη, δίγλωσση, φιλική στον χρήστη, υψηλής αισθητικής και λειτουργική ηλεκτρονική πύλη..

·       Εισαγωγή και υποστήριξη της Αγγλικής γλώσσας σε εσωτερικό και εξωτερικό χρήστη του eDoatap (μέχρι το 2020 η πλατφόρμα διετίθετο μόνον στα ελληνικά).

·       Αναλυτική παρουσίαση του ιστορικού αίτησης με λεκτική και γραφική απεικόνιση

·       Δημιουργία Ρόλου-Χρηστών-Διεπαφής για την Εθνική Αρχή Θεσμών και Διαφάνειας με σκοπό την διευκόλυνση απομακρυσμένου ελέγχου φακέλων.

·       Υλοποίηση ασύγχρονου συστήματος συνομιλιών μεταξύ όλων των χρηστών για ανταλλαγή μηνυμάτων.

·       Υλοποίηση της δυνατότητας αναδρομολόγησης αίτησης σε όποιο στάδιο και αν βρίσκεται για διόρθωση σφαλμάτων χωρίς να απαιτείται η πρόσβαση στην βάση.

·       Βελτίωση της μηχανής δρομολόγησης αιτήσεων ώστε να γίνονται πιο εύκολα προσθήκες και βελτιώσεις στο μέλλον.

·       Αλλαγή του τρόπου εισαγωγής ιδρυμάτων από τον εξωτερικό χρήστη στον ειδικό εισηγητή για διευκόλυνση της διαδικασίας στον εξωτερικό χρήστη.

·       Προσθήκη της αναζήτησης αναλυτικών στατιστικών δεδομένων με σκοπό την εξαγωγή χρήσιμων συμπερασμάτων για την λειτουργία του συστήματος.

·       Βελτίωση της αναζήτησης αιτήσεων, ώστε να ανταποκριθεί στον αυξανόμενο αριθμό αιτήσεων.

·       Ανάπτυξη ειδικού αλγόριθμου για την εξόρυξη στατιστικών δεδομένων που σχετίζονται με την πορεία διεκπεραίωσης των αιτήσεων.

·       Ολοκλήρωση της διασύνδεσης με την εσωτερική εφαρμογή πρωτοκόλλου-ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων. 

·       Ανάλυση και βελτιστοποίηση της Βάσης Δεδομένων για να ανταποκριθεί στον αυξανόμενο όγκο δεδομένων ειδικά εν όψει  της ψηφιοποίησης του έγχαρτου αρχείου. 

·       Προσθήκη νέων τύπων αίτησης πέραν της αναγνώρισης (αντιστοιχίας κατόπιν επιτυχών εξετάσεων, επανεξέτασης, βαθμολογικής αντιστοιχίας). 

Αναβάθμιση hardware

Για την αύξηση της παραγωγικότητας, την δυνατότητα διεξαγωγής πολύπλοκων στατιστικών αναλύσεων και προσομοιώσεων, την αντικατάσταση φθαρμένου ή παρωχημένου εξοπλισμού και την ευκολότερη συντήρηση και επίλυση τεχνικών προβλημάτων, το 2020 ο Οργανισμός προμηθεύτηκε νέους δικτυακούς μεταγωγείς (switches) για την αναβάθμιση σε Gigabit Ethernet του εσωτερικού δικτύου, ισχυρά επιτραπέζια υπολογιστικά συστήματα υψηλών προδιαγραφών, Διακομιστή Αποθηκευτικού Χώρου NAS για διαμοιρασμό αρχείων και καθημερινά backups, ικανό αριθμό από Solid State Drives (SSDs) και αρθρώματα μνήμης.

Ήδη έχει πραγματοποιηθεί η μετάπτωση του δικτύου του Οργανισμού σε Gigabit Ethernet, ενώ βρίσκεται σε εξέλιξη σχέδιο αξιοποίησης γραμμής ασύρματης ζεύξης 100 Mbps από το ΕΔΥΤΕ, ορθολογικότερης διαμόρφωσης και κατανομής δικτυακών πόρων (διευθύνσεις IP, δικτυακοί εκτυπωτές κλπ), αναβάθμισης του συνόλου των υπολογιστών του Οργανισμού με SSD και 8 ή 16GB RAM και αναδιαμόρφωση δεδομένων και εφαρμογών,  καθώς και Server Virtualization και Consolidation (με σκοπό την καλύτερη αξιοποίηση του υπάρχοντος εξοπλισμού διακομιστών), ώστε να υπάρξει η απαραίτητη υποδομή για τη μετέπειτα εφαρμογή πολιτικών ορθής και παραγωγικής χρήσης, ασφαλείας και προστασίας δεδομένων και εφαρμογών σύμφωνα με τα εγκυρότερα διεθνή πρότυπα.

Ψηφιακά πιστοποιητικά γνησιότητας αντιγράφου

Έχει σχεδιαστεί και είναι σε φάση υλοποίησης υπηρεσία ιστού (web service) μέσω της οποίας θα αποστέλλονται στην υπηρεσία του γνήσιου αντιγράφου του gov.gr τα προς υπογραφή PDF. Στα έγγραφα, εφόσον είναι ήδη ψηφιακά υπογεγραμμένα, θα προστίθεται ο απαραίτητος QR code και ο κωδικάριθμος επαλήθευσης πριν δοθούν στον πολίτη. Σε δεύτερη φάση θα υλοποιηθεί η υπηρεσία ιστού που θα κάνει χρήση JSON για την αποστολή των εγγράφων αφού πρώτα απλοποιηθούν και ενοποιηθούν τα διαφορετικά templates ώστε να διατίθεται ένα ενιαίο, παραμετροποιήσιμο έγγραφο.

Εθνικό Μητρώο Διαδικασιών – ΔΙΑΥΛΟΣ

Στο πλαίσιο της οργάνωσης και τήρησης του Εθνικού Μητρώου Διαδικασιών (Ε.Μ.Δ.) από το Υπουργείο Ψηφιακής Διακυβέρνησης και κατόπιν πρόσκλησης του διαχειριστή Ε.Μ.Δ. για τους εποπτευόμενους φορείς Ανώτατης Εκπαίδευσης, ορίστηκε συντάκτης και ο αναπληρωτής του για την καταχώρηση των βημάτων των διαδικασιών του Δ.Ο.Α.Τ.Α.Π. στην πλατφόρμα ΔΙΑΥΛΟΣ του Ε.Μ.Δ., προτάθηκαν οι τίτλοι των διαδικασιών του Οργανισμού προς καταχώρηση από τον Διαχειριστή ώστε στη συνέχεια ο συντάκτης να καταχωρήσει τα αναλυτικά βήματα των διαδικασιών του Οργανισμού.

Επικαιροποίηση διαδικασιών ενταγμένων στα ΚΕΠ

Έγινε επικαιροποίηση διαδικασιών αρμοδιότητας Υπουργείου Παιδείας και Θρησκευμάτων στα Κ.Ε.Π. με τη μετονομασία μιας εκ των ήδη ενταγμένων διαδικασιών, ορισμένες μεταβολές στα έντυπα των ήδη ενταγμένων διαδικασιών καθώς και προσθήκη δύο άλλων διαδικασιών και των αντίστοιχων εντύπων τους.